Нетикет: правилата на електронната кореспонденция

Ана Динкова, консултант корпоративни комуникации и бизнес етикет

Бизнес етикетът и правилата за добро поведение се пренасят и онлайн. Заедно с технологичния напредък и новите форми на комуникация правилата от социалния живот и писмената кореспонденция преминават и във виртуалното пространство.

Ето как да водим електронната си кореспонденция правилно, вежливо и ефективно:
Адрес: внимавайте до кого изпращате e-mail. Грешките с адреса са сравнително чести, а това може да доведе до множество усложнения особено когато се изпраща фирмена, служебна, поверителна или друг тип чувствителна информация.

Cc, Bcc и Reply to all – внимавайте кого копирате в кореспонденцията, както и кога отговаряте само до един от включените в нея и кога до всички! В Cc или на копие се поставят адресите до всички, които участват активно в кореспонденцията. В Bcc (blind carbon copy) се поставят адресите на тези, които е добре да бъдат осведомени, без да се включват в последващи кореспонденции.

Bcc функцията се използва често и при изпращането на съобщения до множество получатели, като покани за събития, прессъобщения, комюникета и т.н.
Subject – винаги слагайте кратко заглавие на мейлите си, за да може получателите да знаят за какво става дума.

Задължителна част от съдържанието на e-mail-ите е включването на:

- поздрав и обръщение към адресата/адресатите.
- стегнато описано съдържание. Не се впускайте в излишно дълги съобщения, придържайте се към същността на въпроса и ако има нужда от допълнителни уточнения – предложете телефонен разговор или среща. При необходимост можете да използвате и изречението: „Оставам на разположение при нужда от допълнителна информация“. Така хората, с които водите кореспонденция, ще се чувстват спокойни, че могат да задават допълнителни въпроси или да изискват още информация.
- не използвайте само ГЛАВНИ БУКВИ, ЧЕТАТ СЕ ТРУДНО И НЕ ПРАВЯТ добро впечатление.
- винаги пишете на кирилица, а не на izmislena azbuka, za6toto и това прави изключително лошо впечатление особено когато става дума за делова кореспонденция.
- ако трябва да приложите документи към e-mail, преди да изпратите съобщението, проверете дали файловете наистина са прикачени.
- използването на емотикони в бизнес кореспонденция не е добра практика. Същото важи и за споделянето на вицове, шеги и т.н.
- винаги използвайте пълен поздрав в края на съобщенията, например "С уважение" или "Поздрави", след което изписвайте цялото си име.

Не забравяйте, че зад всеки монитор и зад всеки e-mail стои човек. Затова е необходимо да се показва нужното уважение както при изпращането, така и при отговарянето на e-mail. Никога не си позволявайте да държите лош тон, да злословите или да използвате обидни думи. Съобразявайте се с работното време на хората и не очаквайте отговор в извънработно време. Използвайте литературен език, следете да не допускате правописни и пунктуационни грешки, но не бъдете прекомерно осъдителни, ако попаднете на чужда грешка – на всеки може да се случи.

Винаги бъдете любезни и вежливи, като помните, че и при писмената комуникация важи правилото: отнасяйте се с околните така, както бихте искали те да се отнасят с вас!

Текстът е публикуван в брой 21/2017 г. на списание "Икономист", който може да купите в разпространителската мрежа. Вижте какво още може да прочетете в броя.