Изнесените офиси

Текстът е публикуван в бр. 24 на сп. Business Global.

Автор: Любомир Аламанов*

„Офисът е нашата крепост.“ С десетилетия подобно твърдение беше в основата на корпоративната култура. Офисът беше не само лицето на една компания, но и нейната гордост, символ на могъщество, демонстрация на възможности, емблема и основен актив. Е, някакви хора отиваха в Офиса да свършат някаква работа, но това беше само като странична практика.

Офисът беше сърцето. Офисът беше всичко

Постепенно управленската парадигма преживя промени. Мениджърите разбраха, че колкото и блестящи офиси да имат, ако няма добре подготвени и мотивирани хора, които да работят на пълна мощ, компанията няма да има развитие. Този процес започна с бума на интернет компаниите, когато беше жизненоважно да се привлекат колкото се може повече и по-подготвени ИТ специалисти. А те не са фенове на строгите офис пространства, официалните костюми или спазването на точното работно време.

Работният цикъл се промени. Мениджърите видяха, че е важно да се изпълнят задачите в срок, а това предполага свобода и креативна атмосфера, за да се стимулират тези блестящи хора да развиват потенциала си. Все още се дава за пример “Гугъл“ и техните офис пространства как са счупили старите модели на корпоративните решения. С разрастването на търсене на различен потребителски софтуер се увеличи търсенето на умни ИТ специалисти, което доведе и до надпревара в предлагането на удобни условия за работа, които да са по техния вкус, а не по вкуса на корпорациите. Офисите станаха креативни пространства,

шарени, цветни, пълни с възможности

за почивка и освобождаване на мисълта. Някои вкарваха тенисмаси, други слагаха мека мебел или разчупваха пространството по най-различни начини. Целта беше само една – екипът, хората да се почувстват добре и да дадат максимално от себе си за успеха на конкретните задачи, а оттам и на самата компания. Хората постепенно станаха фокус на вниманието и грижите на мениджмънта на компаниите, като изместиха офисите оттам. Емплойър брандингът стана основна част от корпоративните комуникации.

Трябва да се спомене още един фактор. Ковид-пандемията блокира света. Причини огромни загуби на живот, много страдания и съсипано здраве на милиони. Успоредно с това ускори много процеси. На първо място, трябваше бизнес процесите да продължат. Затова и дистанционните решения, особено за комуникация, докладване, отчитане, даване на задачи, се развиха с огромна скорост. На следващо място, показа, че много бизнеси могат да работят дистанционно, от разстояние, без да има нуждата екипите да се събират в централизиран офис. На трето място, видя се, че няма значение фиксираното работно време, стига да се изпълняват графиците и задачите да бъдат приключвани в срок. Но едно от най-важните неща беше, че се показа нуждата от добри специалисти и колко е важно те да се чувстват в добра обстановка и да работят на максимума от възможностите си.

Всички тези фактори доведоха до идеи как да се разнообразяват работните процедури, как да се направи корпоративния живот по-приятен, вълнуващ и стимулиращ за служителите. Една от естествените стъпки беше развитието на концепцията за изнесен офис. Представете си как целият екип не стои в сградата, а излиза и работи от парка през улицата.

Слънце, вятър, свежест, всички са заедно

може да се обсъждат нови идеи или просто да се довършват задачите от открито пространство. Първоначалните подобни опити бяха посрещани от служители с огромно удоволствие. И с доста корпоративна завист от страна на тези бизнеси, които са „вързани“ за сградите заради машини, производство или други обективни обстоятелства.

Следващата стъпка беше логична. Щом може от парка отсреща, защо да не може и от близката планина. Или от по-далечна планина. Или от близко езеро. Или от по-далечно море. Или даже от остров насред топлите океани…

Преди години едни предприемчиви млади хора направиха в Родопите място, където малки екипи можеха да отидат за няколко дена и да работят на въздух. Тогава идеята беше леко екзотична, опитвахме да свикнем с нея. Сега е напълно в реда на нещата да се изнасят офисите за повече или по-малко време, част от корпоративната култура е, хората даже вече сами търсят и се организират.

За да представим по-добре детайли по идеята, ето някои позитиви, но и предизвикателства на изнесените офиси:

Позитиви:

1. Море, вълни, плаж, поляна, слънце, сняг, вятър, чист въздух, прекрасна гледка… Май не е нужно друго да се казва.

2. Не се губи време в транспорт от домовете към офиса и обратно. Хората просто стават, правят две крачки и са на плажа или на поляната. Това си е поне час и половина на ден спестени.

3. Не се губи време в транспорт за срещи на живо. Вече има десетки платформи за онлайн срещи. А и ковид-пандемията показа, че това е възможно.

4. Облеклото може да е доста по-неформално. Да, има легенди, някои хора са били с костюми на плажа, даже и в морето, но все пак това са само легенди. Размъкната тениска, ефирна рокля или само бански, и готово.

5. Екипът се сплотява. Две или три седмици прекарани заедно, без семейство или други разсейващи елементи, може да се отрази благотворно на вътрешния микроклимат.

6. Създава се среда за креативни решения. Излизането от офиса и природата наоколо може да помогнат за отключване на творческата енергия.

7. Работа по групи. Неочаквано може да се установи, че екипите може да се преформатират и да се подобри работата на всички.

8. Всеки може сам да си определя темпото на работа и графика на извършване на различните дейности. Важно е в необходимия срок всичко да е готово. А дали ще има плуване, катерене или други спортни активности в паузите, няма значение.

9. Липса на тормоз от близки и познати. Лесно може да се откаже покана за семейно парти с довода: На другия край на света сме, на откъснат остров и няма как да се прибера в близкия месец.

10. Възможност за експериментиране с нови храни, напитки и забавления. Не се случва често човек да си работи, да си откъсне кокосов орех от дървото до себе си, да си покряка с какадуто, кацнало на съседен клон, и да продължи със задачите си.

11. Цялото приключение може да се разгледа и като своеобразен ритрийт (бягство от цивилизацията за определено време). Време, в което човек да си почине, да се вглъби в себе си, да си преосмисли възгледите или да ги препотвърди, да намери себе си, да преоткрие колегите. Все полезни дейности, които оковите на „нормалния“ офисен живот не позволяват особено много.

Предизвикателства:

1. Осигуряване на необходимото ниво дисциплина. Макар и изнесен, това все пак е офис. И задачите си вървят. Хората не са в отпуска и не трябва да се забравя този факт.

2. Подсигуряване носенето на отговорност. Понякога изнесените офиси изкушават човек да опита и да се скрие зад колега, който да свърши цялата работа. Не трябва да се допуска.

3. Добре е да се намери място, което да е оптимално в отношение на цена към удобства за работа. И то да съответства на екипа, големината и структурата му. Вероятно ще е много трудно двеста човека да работят от луксозен 5-звезден хотел на Карибите, или поне ще е финансово предизвикателство. Както и скъсани палатки на някой исландски глетчер може да не са най-приятното място въпреки поносимата цена.

4. Осигуряване на добър интернет – никакъв офис не може да съществува без интернет. Независимо дали мобилен, стационарен, или друг, установяването на хъбспот за wi-fi е модерното побиване на знаме и заявка, че тази територия ни принадлежи.

5. Осигуряване на необходимата техника. Няма как изнесеният офис да е нормално работещ, ако един лаптоп или един смартфон се падат на няколко души. Липсата на достатъчно технологично оборудване може да провали всеки работен процес.

6. Преглед на локалните традиции и обичаи. Особено ако офисът не е изнесен до родния град, а на някоя отдалечена дестинация, и то в друга държава. Може да се окаже, че някои дрехи, думи и маниери на поведение не са подходящи за дадено място. Научаването им ще спести много главоболия.

7. Организиране на електронна документация. За фактури, проформи, договори, подписи и всичко останало като фирмена кореспонденция трябва да има добре проверени процедури, включващи единствено и само електронен път за доставяне и верификация.

8. Носталгия, роднини, гаджета, деца… Някои хора от екипа може да имат непреодолими пречки пред идването си и спокойната си работа на изнесения офис. Трябва да се вземат под внимание всички случаи и да се разгледат внимателно един по един.

9. Може би все пак един или двама трябва да са наказани и да стоят в централата. Особено ако има задължителни дейности, събития или посещения в институции, няма как да се случат дистанционно.

10. Трябва да се внимава с броя хора, които ще отидат в изнесения офис. 10, 15 или 30 човека са приемлива бройка за релокация. Но ако трябва да се изнесат 1000 човека например, това би било логистичен кошмар, достоен за всяка средна по големина армия.

Като цяло може да се заключи, че изнесените офиси имат много предимства и подпомагат изключително сплотяването на екипите в компаниите. Предизвикателствата също не са малко, но процесът по преодоляването им може да е също толкова вълнуващ, колкото и самото „изнасяне“. А и нищо, поднесено наготово, не е толкова сладко.

Вече сме към приключване на първата четвърт на XXI век. Светът е динамичен, корпоративната култура се променя. Спокойно може да се каже, че офисът не е сграда, тухли, бетон, местоположение, паркет, бюра, лампи, шкафове. Офисът е хората, които работят заедно. Които си оставят парченца от душите си за компанията. Това е най-важното. Мениджъри, погрижете се за хората, те след това ще дадат всичко от себе си.

* Любомир Аламанов е изпълнителен директор на SiteMedia Consultancy, основател на Центъра за анализи и кризисни комуникации и на Българската асоциация на пиар агенциите.

Можете да намерите Business Global в пунктовете на Inmedio в моловете, в големите търговски вериги, в повечето от веригите бензиностанции, както и в централните пунктове за разпространение на печатни издания. Приятно четене!