Календар или списък със задачи?

Не е нужно да избирате, за да организирате бизнеса си добре

BusinessGlobal
BusinessGlobal / 29 June 2019 15:00 >
Календар или списък със задачи?
Източник: Shutterstock
Няма нужда да избирате между календар и списък, а да използвате правилно и двата инструмента
Един от най-важните въпроси за всеки предприемач е как да организира бизнеса си. За някои, като Ричард Брансън, списъкът със задачи е предпочитаният вариант. Други смятат, че календар върши по-добра работа. Може ли да се каже кои са прави, или и двата типа мислене са приложими едновременно?

„През целия си живот съм правил списъци, пише Брансън. – Те варират от списъци с хора, на които да се обадя, списъци с идеи, списъци с фирми, които да създам, списъци със специалисти, които могат да накарат нещата да се случат. Също така имам списъци с теми за блога, списъци с туитове за изпращане и списъци с предстоящи планове. Всеки ден работя по тези списъци. Чрез поставяне на всяка задача идеите ми се оформят и плановете се движат напред.„

Плюсове и минуси на списъците със задачи

Проучванията показват, че учениците, които пишат бележки в клас, смилат по-добре информацията, която чуват, и я помнят по-добре. Списъците са полезни, защото преобразуват абстрактни цели в конкретни действия. Така също създават ред в живота, тъй като можете да поемате по-големи проекти и да ги разделяте на изпълними парчета. Те помагат да приоритизирате задачите и ви правят отговорни за действията ви. Позволяват ви да видите кои задачи могат да бъдат делегирани или възложени на външни изпълнители и облекчават стреса, тъй като виждате, че се движите напред. В същото време някои хора смятат, че правенето на списъци не работи по няколко причини. Според тях при списъците, не може да се подредят правилно приоритетите. Дългите списъци могат да доведат до претоварване и понякога може да чувствате, че добавяте повече задачи, отколкото се изпълняват. Друга критика от предприемачите, които не харесват списъци, е, че те често смесват личните и професионалните задачи. 

Плюсове и минуси на календарите

Съвременните онлайн календари носят много ползи и имат доста удобни функционалности, като например достъп от няколко устройства. Там могат лесно да се планират срещите, да се задават напомняния за задачи, да се блокира време от деня, в което да останете фикусиран върху належаща задача. В календарите също така лесно могат да се създават повтарящи се събития като седмичната среща с екипа. Едно от важните предимства на календарите е, че те не ви ангажират с подреждането на деня. Консултирате се с тях, преди да приемете среща например. Също така, като поставяте задачите в календара си, можете предварително да вземете под внимание необходимите материали за постигането им. От друга страна, мнозина смятат, че не трябва да се използва календар по следните причини: Не знаете точно колко време ще ви отнеме дадена задача. Лесно може да се разочаровате, защото може да не изпълните всичките си задачи. Трябва постоянно да актуализирате календара си. Тъй като календарът често вменява чувство за неотложност, може да ви натовари. Не виждате колко задачи остават да завършат, затова не виждате светлината в края на тунела. Тъй като нещата винаги имат краен срок, вие живеете в постоянна криза.

Хибридният подход

Тъй като има огромна разлика между календарите и списъците, не е нужно да избирате. Направете списъка със задачи за деня, а отредете календара за събития, зависещи от време и дата. Списъците ви гарантират, че всички задачи ще са завършени, докато календарът ви държи на пътя и ви помага да стигнете до мястото, където трябва да бъдете. Синхронизирането между двете ще ви донесе нужния баланс, необходим за постигането на целите ви. Ако използваме военни термини, списъкът е тактиката, а календарът стратегията.

Текстът е публикуван в брой 25/2019 г. на списание "Икономист", който може да купите в разпространителската мрежа. Вижте какво още може да прочетете в броя.
Exit

Този уебсайт ползва “бисквитки”, за да Ви предостави повече функционалност. Ползвайки го, вие се съгласявате с използването на бисквитки.

Политика за личните данни Съгласен съм Отказ